A Lei Geral de Proteção de dados (LGPD) traz algumas mudanças em relação ao tratamento de dados pessoais por parte das organizações empresariais, tais como o fato de que a responsabilidade pela proteção de dados passa a recair inteiramente sobre as empresas, e essas passam a ser obrigadas a adotarem melhores práticas na gestão dos dados. Ademais, assenta a exigência de que todos os dados sejam criptografados, bem como garante ao cliente o direito de esquecimento, ou seja, que todo consumidor que tenha seus dados sobre domínio da organização possa solicitar a sua remoção.
Sua entrada era esperada para o ano de 2021, porém, no dia 26 de agosto de 2020, foi decidido que assim que o texto da lei for protocolado pela presidência da república, tem-se o prazo de 15 dias uteis para que ele seja sancionado pelo presidente e passe a valer como lei. Tal situação ocasionou um verdadeiro sentimento de insegurança, na medida em muitas empresas ainda não começaram a tomar providências a respeito, se adequando a legislação, o que pode ocasionar sérios prejuízos.
Sendo assim, para que sua empresa não venha sofrer com gastos futuros em relação a multas, processos, ou até mesmo um custo maior para a implementação emergencial, este texto busca lhe apresentar alguns passos para que sua instituição consiga se adequar à LGPD de forma clara e confiável. A seguir estão 5 passos para que você possa se organizar e adequar sua organização às normas da LGPD.
Tenha o pessoal certo para isso
O primeiro passo para se adequar à LGPD é selecionar um time que cuidará do processo de adequação. O ideal é incluir pessoas tanto do setor de Tecnologia da Informação (TI) quanto da área jurídica da empresa, se esta existir. Esse time
será multidisciplinar e vai indicar as adequações que serão necessárias no caso. De preferência, selecione funcionários com bastante experiência na área, pois, provavelmente, terão maior facilidade de ter um olhar mais crítico e minucioso para detectar futuros problemas.
Um ponto a se pensar é se sua empresa conta com todos os profissionais necessários para o trabalho, como, por exemplo, uma equipe jurídica; caso não a tenha, é aconselhável que essa empresa procuro externamente profissionais da área.
Ademais, é de suma importância que as áreas técnicas, principalmente a de TI (responsável pela área de informática e tecnologia), jurídica e de gestão de pessoas estejam alinhadas ao projeto, pois a implementação da LGPD não diz respeito apenas às normas jurídicas, mas também às estratégias na área da tecnologia para armazenamento desses dados.
Mapeamento das informações
Composta a equipe que irá realizar o projeto, o segundo passo é mapear todos os dados pessoais com os quais a empresa trabalha, sejam eles de clientes, fornecedores, parceiros, colaboradores, entre outros. Faça uma pesquisa minuciosa na empresa, passando por todos os setores, pois esse levantamento será a base do projeto. Toda e qualquer utilização desses dados deve ser processada e analisada pela equipe, por isso é tão importante que todas as áreas sejam representadas.
É hora de agir
Após ser formada a equipe, e esta ter mapeado todos os dados possíveis dentro da empresa, deve se criar um plano de ação. Esse plano será criado pela equipe, a qual discutirá, por exemplo, propostas para que não ocorra em hipótese alguma o vazamento desses dados. Vale salientar que grandes empresas, como o Facebook, já tiveram que lidar com o problema de vazamento de dados, o que lhes causou uma sanção extremamente cara.
Portanto, temos que pensar que todas as organizações estão sujeitas a passar por isso, sejam elas de grande ou pequeno porte. Cada empresa contará com um plano específico para si, o qual tocará suas necessidades e fraquezas em relação a proteção dos dados pessoais. Deve-se analisar também os termos de uso e políticas de privacidade, para que estes se tornem cada vez mais claros e de fácil entendimento para o cliente, de modo que, futuramente, não cause nenhum mal-estar para a empresa.
Ademais, deve-se observar quais dados já estão obsoletos e que podem ser descartados do banco de dados da empresa, pois seriam uma preocupação a menos para a instituição.
Educar também faz parte
Não basta apenas implementar novos programas e excluir dados obsoletos se os funcionários continuarem com práticas antigas ou desatenciosas quanto ao assunto. Sendo assim, o quarto passo diz respeito a educação, conscientização e capacitação de todos os funcionários da empresa. É importante que todos os funcionários saibam da importância de se ter cuidado e atenção aos dados coletados, assim como devem ser instruídos para saberem como fazer tal coleta de dados, onde armazenar, quando os excluir, dentre outras coisas.
Fique de olho em tudo
Como último passo, temos o monitoramento, pois o projeto de adequação não pode ter um começo e um fim, devendo ser um ciclo. Por isso, assim que adequada a empresa às normas da LGPD, deve-se manter uma constante avaliação para saber se tudo está ocorrendo da melhor forma possível, porque, caso contrário, deverá se iniciar o projeto novamente.
É necessário fiscalizar e checar se os passos estão sendo seguidos. A empresa deve estar atenta a novos programas, bem como a se os funcionários realmente estão conscientes e capacitados. É recomendável realizar avaliações periódicas, assim como capacitações a respeito da proteção de dados sempre que surgirem novidades na área.
Com todos esses passos, certamente sua empresa estará segura. Outrossim, será um ótimo ponto a se trabalhar em relação ao marketing da organização, já que muitos clientes se sentirão mais satisfeitos e seguros sabendo que seus dados estão sendo extremamente bem utilizados e armazenados. A empresa, assim, evita também que problemas futuros em relação à LGPD venham a surgir, como multas caras, bem como também uma imagem negativa no mercado consumidor.
